Thiết kế văn phòng mở - Lựa chọn thông minh cho môi trường làm việc hiện đại

Việc thiết kế văn phòng mở được hiểu là việc loại bỏ đi những bức tường kín đáo ở trong văn phòng với mục đích để không gian trở nên rộng hơn và thoáng hơn. Thay vào đó, không gian làm việc được chia thành các khu vực nhỏ hơn như bàn làm việc, khu vực gặp gỡ, khu vực nghỉ ngơi, v.v.

Khi chọn hình thức làm văn phòng mở tức là sẽ không còn tách biệt bởi các phòng ngăn cách và không gian làm việc sẽ được dùng chung, tối ưu hóa công năng.

Thiết kế này thường áp dụng cho các công ty khởi nghiệp, các công ty công nghệ, và các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Nhân viên sẽ dễ dàng tương tác với nhau thường xuyên hơn, giảm thiểu một số vấn đề không cần thiết. Đó là một vài lợi ích ban đầu không khó để nhận thấy khi bám theo lối thiết kế văn phòng mở.

Có thể tìm hiểu thêm tại đây về Xu hướng không gian mở nhé.

Một số nguyên tắc khi thiết kế văn phòng không gian mở

Để có một không gian làm việc khoa học, đáp ứng được các tiêu chí của doanh nghiệp

Thì thiết kế nội thất văn phòng mở rất quan trọng và cần đảm bảo một số nguyên tắc như sau:

1. Đảm bảo sự liên thông
2. Kiểm soát được tiếng ồn
3. Đảm bảo bảo mật cá nhân
4. Vật trang trí cho không gian
5. Màu sắc chủ đạo cho văn phòng mở

Vì sao thiết kế văn phòng không gian mở ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn?

Lợi ích dễ nhận biết nhất khi thiết kế văn phòng mở là giúp cho không gian trở nên rộng rãi hơn và thoải mái hơn.

Và như đã nói ở trên thì nếu theo lối thiết kế này còn có thể giúp đảm bảo tiến độ công việc, quá trình hợp tác, giao lưu giữa các nhân viên. Dưới đây là một vài lý do cần kể đến:

1. Thiết kế văn phòng không gian mở giúp tiết kiệm chi phí và diện tích tối đa

Trước đây, văn phòng thường được thiết kế thành các bộ phận, vị trí và phòng làm việc riêng, được ngăn cách và phân chia khu vực.

Điều đó được cho là đảm bảo tính riêng tư, tính cá nhân cho mỗi bộ phận, cá nhân nhưng vô tình lại thu hẹp không gian, chi phí đầu tư cũng sẽ tốn kém hơn.

Thiết kế một văn phòng hiện đại, định hướng không gian mở sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí dành cho các vách ngăn, tường ngăn.

Vì không có tường ngăn hoặc vách ngăn lớn, không gian sử dụng được tối ưu hóa và số lượng bàn làm việc có thể tăng lên mà không cần di chuyển đến một không gian mới.

2. Thiết kế văn phòng không gian mở tạo được sự năng động trong công việc

Một điều mà các văn phòng kín gặp phải đó là lối thiết kế văn phòng đóng sẽ khiến cho việc trao đổi qua lại của các nhân viên trở nên khó khăn hơn, bất tiện hơn khi công việc cần phải có những tương tác trực tiếp với nhau.

Tuy nhiên, với một mẫu thiết kế văn phòng mở thì chúng ta không cần phải đến gõ cửa từng phòng ban để được giao tiếp trực tiếp với họ.

Với không gian mở, nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận và liên hệ với nhau, từ đó tạo ra sự tương tác và giao tiếp thông qua việc chia sẻ ý kiến, ý tưởng và thông tin. Điều này giúp tăng cường sự hợp tác và tạo ra sự phát triển đồng đội trong công việc.

Bên cạnh đó, khi làm việc mà có rất nhiều bộ phận chung một không gian (trừ những bộ phận đặc thù) thì việc họ ngồi làm chung có thể tạo ra nhiều góc nhìn khác nhau cho cùng một vấn đề.

Làm việc chung không hẳn là không có tính riêng tư, mà nó còn tăng tính độc lập.

Nó buộc nhân viên phải hòa nhập cùng một văn hóa năng động hơn, giao tiếp nhiều hơn với đồng đội.

3. Thiết kế văn phòng mở hiện đại có thể tận dụng được nhiều chức năng trong công việc

Có bao giờ bạn nghĩ việc tích hợp phòng làm việc, phòng họp căng thẳng hay những phòng hội nghị nghiêm trang vào trong một không gian, chuyển đổi công năng linh hoạt?

Với thiết kế văn phòng làm việc không gian mở bạn sẽ có được điều đó. Nó sẽ đảm bảo tính đa năng trong một không gian, cho các kế hoạch công việc đa dạng, hạn chế việc phải sắm quá nhiều đồ nội thất nếu chia ra các không gian riêng.

4. Tạo ra không khí làm việc thoải mái

Văn phòng mở thường được thiết kế với không gian rộng rãi, ánh sáng tự nhiên và không gian xanh. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và thoáng đãng, giảm căng thẳng và stress trong quá trình làm việc.

Nhược điểm của thiết kế văn phòng mở

1. Thiếu sự riêng tư

Một trong những nhược điểm lớn nhất của văn phòng mở là thiếu sự riêng tư. Với không có tường ngăn hoặc vách ngăn để ngăn chặn âm thanh và ánh sáng, việc làm việc có thể bị xao lạc bởi tiếng ồn và sự xao lạc từ các đồng nghiệp xung quanh.

2. Mất tập trung

Với không gian mở, các cuộc trò chuyện và hoạt động xung quanh có thể gây xao lạc và làm gián đoạn quá trình tập trung làm việc của nhân viên.

Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến công việc yêu cầu sự tập trung cao như công việc nghiên cứu hay viết báo cáo.

3. Không gian hạn chế cho riêng tư và sự nghỉ ngơi

Với không gian mở, không có nhiều không gian riêng để thực hiện các cuộc họp riêng tư hay để nghỉ ngơi. Nhân viên có thể cảm thấy khó khăn khi cần thực hiện các cuộc họp quan trọng hoặc cần thời gian riêng để nghỉ ngơi.

Một số tiêu chí so sánh sự khác biệt giữa văn phòng đóng và văn phòng mở.

TIÊU CHÍ	VĂN PHÒNG ĐÓNG	VĂN PHÒNG MỞ
Chi phí xây dựng	Do đặc điểm chia nhiều phòng ban, sử dụng vách ngăn, tường gạch, hệ thống cửa nên chi phí cao hơn.	Không có vách ngăn, tường gạch chia phòng nên chỉ cần tính toán bố trí bàn ghế phù hợp trên diện tích, chi phí rẻ hơn.
Chi phí nội thất, thiết bị	Mỗi phòng sẽ phải có hệ thống máy lạnh, máy in, bàn làm việc riêng nên chi phí sẽ khá cao.	Có thể sử dụng chung các thiết bị như máy in, máy lạnh nhằm tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên cần tối ưu về hệ thống ánh sáng, không khí do tập trung nhiều người.
Chi phí bảo dưỡng, bảo trì	Do số lượng đồ nội thất cho mỗi phòng ban nhiều nên sẽ ảnh hưởng tới chi phí sửa chữa, bảo trì.	Vì đã tối ưu việc dùng chung các thiết bị nên chi phí bảo trì được tiết kiệm hơn.
Khả năng nâng cấp, mở rộng	Do đã được đóng lại, phân chia theo vách ngăn nên việc nâng cấp và mở rộng sẽ rất phức tạp.	Thiết kế văn phòng mở sẽ tạo ra sự rộng rãi, ít vách nên khi muốn thay đổi, nâng cấp sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn.
Sử dụng không gian và tương tác giữa các nhân viên	Cần có một hệ thống truyền thông nội bộ chuyên nghiệp để truyền tải thông tin do không gian làm việc bị ngăn cách nhau giữa các bộ phận.	Việc thông tin liên hệ, công việc sẽ được truyền tải nhanh hơn, linh hoạt hơn.
Khả năng tối ưu sử dụng diện tích mặt bằng	Nhiều phòng ban nên diện tích cần rộng rãi để chia, ngăn cách phòng ban, nhiều góc tối, khuất không được sử dụng triệt để	Các phòng ban, cá nhân sử dụng không gian chung nên mọi không gian được sử dụng tối ưu
Không gian thông thoáng	Không gian có phần bí bách, việc lưu thông cũng không tốt.	Tạo ra một không gian thông thoáng, thoải mái, ánh sáng và không khí lưu thông tốt.
Quản lý nhân viên	Các chức danh khác nhau được chia phòng riêng biệt khiến việc kiểm soát, quản lý khó khăn	Tất các các phòng ban trong cùng một phòng, giúp giám sát nhân viên làm việc hiệu quả hơn
Hoạt động nhóm	Việc sắp xếp hoạt động nhóm sẽ khó khăn, khó linh hoạt, nhưng sẽ đảm bảo được sự tập trung.	Có thể tổ chức các hoạt động nhóm linh hoạt, bất kỳ thời gian nào, sự năng động được đề cao.
Sức khỏe nhân sự và sự ảnh hưởng từ tiếng ồn.	Số lượng người sử dụng không gian ít nên hạn chế sự lây nhiễm các bệnh qua không khí. Nhân viên sẽ tập trung hơn trước những tiếng ồn do được bố trí các phòng riêng lẻ.	Nhiều người tập trung trong một không gian dễ khiến lây lan các bệnh qua đường không khí. Cũng do nhiều người nên sẽ dễ tạo ra tiếng ồn gây ảnh hưởng đến công việc cần sự tập trung.
Tính bảo mật, riêng tư	Không gian riêng nên các thông tin, cuộc họp, điện thoại được bảo mật tối đa.	Không gian chung nên các cuộc gọi điện, màn hình máy tính dễ bị quan sát, để ý hơn, không có không gian riêng tư
Thời gian di chuyển	Để di chuyển giữa các khu vực ngăn cách nên sẽ tốn thời gian và khó khăn.	Không mất quá nhiều thời gian để di chuyển giữa các nhân sự và bộ phận.
Doanh nghiệp phù hợp	Các doanh nghiệp cần sự tập trung cao, bảo mật thông tin cao. Điển hình nhất là những cơ quan nhà nước, các phòng ban làm việc riêng biệt, cần bảo mật thông tin cao. Hay doanh nghiệp lớn có tài chính ổn định, ở các bộ phận bảo mật và cần sự tập trung như kế toán, Hr, telesales,…	Cần sự tương tác, trao đổi, học hỏi, tư vấn lẫn nhau giữa các phòng ban, cá nhân trong công ty. Các công ty startup, công ty về lĩnh vực công nghệ hay agency, các lĩnh vực khá năng động như kinh doanh, marketing,… cần sự tương tác nhiều giữa các phòng ban, không cần bảo mật chặt chẽ thông tin.

Ngoài các tiêu chí vừa đề cập, mọi người cũng nên tìm hiểu thêm các Tiêu chuẩn thiết kế nội thất văn phòng của từng hạng mục cụ thể luôn nha.

Lưu ý khi triển khai thiết kế văn phòng mở

1. Xác định mục tiêu và nhu cầu của công ty

Trước khi triển khai thiết kế văn phòng mở, công ty nên xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của mình. Điều này bao gồm số lượng nhân viên, tính chất công việc, yêu cầu riêng của từng bộ phận và mong muốn của công ty về không gian làm việc.

2. Tạo ra không gian linh hoạt

Thiết kế văn phòng mở nên được xem như một khung cảnh linh hoạt cho công việc. Các khu vực làm việc nên được thiết kế sao cho dễ dàng di chuyển và tái cấu trúc theo nhu cầu của công ty trong tương lai.

3. Đảm bảo âm thanh và ánh sáng tốt

Để giảm thiểu tiếng ồn và xao lạc từ các cuộc trò chuyện xung quanh, công ty cần đảm bảo âm thanh được kiểm soát trong không gian làm việc. Sử dụng các vật liệu âm thanh hấp thụ và thiết kế không gian sao cho âm thanh không lan truyền quá xa.

4. Thiết kế không gian xanh

Không chỉ mang lại lợi ích cho sức khỏe và tinh thần làm việc của nhân viên, thiết kế không gian xanh còn giúp giảm tiêu thụ năng lượng và tạo ra môi trường làm việc bền vững. Sử dụng cây xanh, ánh sáng tự nhiên và các vật liệu tái chế để tạo ra không gian xanh trong văn phòng.

5. Cung cấp các khu vực riêng tư và nghỉ ngơi

Mặc dù là không gian mở, công ty nên cung cấp các khu vực riêng tư và nghỉ ngơi để đảm bảo sự riêng tư cho nhân viên và cho phép họ có thời gian nghỉ ngơi sau những giờ làm việc căng thẳng.

Kết luận

Thiết kế văn phòng mở đã trở thành xu hướng phổ biến trong giới kinh doanh hiện đại. Mặc dù có nhược điểm như thiếu sự riêng tư và khó khăn trong việc tập trung, nhưng thiết kế này mang lại nhiều ưu điểm như tăng cường sự tương tác, tiết kiệm chi phí và tạo ra không khí làm việc thoải mái.

Khi triển khai thiết kế văn phòng mở, công ty cần xác định rõ mục tiêu, tạo ra không gian linh hoạt và đảm bảo âm thanh và ánh sáng tốt.

Ngoài ra, cung cấp các khu vực riêng tư và nghỉ ngơi là cần thiết để đáp ứng các yêu cầu riêng của nhân viên. Với những điều này, thiết kế văn phòng mở có thể mang lại lợi ích to lớn cho công ty và nhân viên trong quá trình làm việc hàng ngày.

Chính vì thế, nếu như phân vân và chưa biết loại hình nào là phù hợp với công ty mình, VANTAYdecor vẫn ở đây và sẵn sàng giải đáp, tư vấn thiết kế văn phòng làm việc giúp mọi người.

Mọi người xem thêm các dự án thiết kế văn phòng khác để thêm góc nhìn nhé.

Hy vọng những thông tin trong bài vừa chia sẻ sẽ giúp ích phần nào cho mọi người.

—————————

𝗩𝗔𝗡𝗧𝗔𝗬 𝗗𝗲𝗰𝗼𝗿 – 𝗔 𝘄𝗲𝗹𝗹-𝗯𝗲𝗶𝗻𝗴 𝗹𝗶𝗳𝗲!

Địa chỉ: 11 Nguyễn Huy Tưởng, P.6, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Điện thoại: (028) 668 57 354

Hotline: 0708525171