5 bước để cải tạo văn phòng làm việc nhanh và hiệu quả

Có lẽ khi nhắc đến lý do để cải tạo văn phòng làm việc, bạn thường nghĩ ngay tới việc văn phòng bị xuống cấp hoặc hư hỏng, tuỳ thuộc vào mức độ nhiều hay ít, thực tế còn có nhiều lợi ích khác.

Cải tạo văn phòng không chỉ là việc thay đổi về cơ cấu không gian, mà còn liên quan đến việc tạo ra môi trường làm việc tương thích với văn hóa công ty và sự phát triển của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các phương pháp cải tạo văn phòng làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chúng ta sẽ tìm hiểu về những ưu điểm của việc cải tạo văn phòng, các bước cần thiết để thực hiện và những lợi ích mà việc cải tạo văn phòng có thể mang lại cho doanh nghiệp.

Nếu bạn đang muốn tăng cường không gian làm việc của mình, hãy đọc tiếp để khám phá những gợi ý hữu ích.

Khi nào cần phải cải tạo văn phòng làm việc?

Trong cuộc sống có nhiều thời điểm mà chúng ta cũng nên nghĩ ngay tới việc này như:

• Bạn muốn đổi mới không gian làm việc cho đội ngũ, nâng cao hình ảnh cho doanh nghiệp cho dù các đồ nội thất của công ty chưa xuống cấp.
• Văn phòng làm việc của bạn không còn đáp ứng được công năng, tính linh hoạt và yêu cầu trong công việc, chẳng hạn như không gian quá bí, chưa có sự liên kết…
• Các đồ nội thất bên trong đã đến lúc xuống cấp, cần được đổi mới hoặc bỏ đi.
• Các chi tiết trong văn phòng xuống cấp như sàn nhà bị võng, tường bong tróc, mốc, hư hỏng.
• Thuê một văn phòng mới nhưng kinh phí của công ty cho việc này chưa đủ xây lại hoàn toàn.

Văn phòng làm việc chính là căn cứ của một doanh nghiệp. Đó là nơi mà nhân viên làm việc hàng ngày và các hoạt động quan trọng diễn ra.

Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, không gian làm việc có thể trở nên lạc hậu, không thích hợp hoặc không tối ưu. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và sự sáng tạo của nhân viên.

Vì vậy, việc cải tạo văn phòng làm việc trở thành một nhiệm vụ cần thiết để tăng cường không gian làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Các nguyên tắc cần quan tâm khi tiến hành thi công cải tạo văn phòng

Bộ mặt thương hiệu được hội tụ từ nhiều yếu tố, một trong số đó là thiết kế không gian văn phòng. Chính vì thế, dù làm mới hoàn toàn hay chỉ cải tạo một vài hạng mục thì cũng nên cần tuân thủ các nguyên tắc như sau:

1. Cần làm nổi bật nhận diện thương hiệu của công ty

Bên cạnh mục đích là tạo ra một không gian làm việc tuyệt vời cho đội ngũ nhân viên thì việc xây dựng và nâng tầm hình ảnh thương hiệu của công ty cũng cực kỳ quan trọng. Cho nên, khi cải tạo văn phòng làm việc, bạn cần quan tâm chú ý đến đồ nội thất, các lối trang trí, màu sắc phải đi theo những chuẩn mực đặc trưng của thương hiệu.

Bạn có thể đọc thêm về cách định vị thương hiệu hiệu quả thông qua thiết kế văn phòng nhé.

2. Xây dựng bố cục một cách khoa học

Rõ ràng, một nơi làm việc của nhiều bộ phận khác nhau, cần sự chính xác để vận hành thì yếu tố cần ưu tiên hàng đầu khi thi công cải tạo văn phòng làm việc chính là tính khoa học và tiện nghi trong việc xây dựng và sắp xếp bố cục.

Sau khi đã đánh giá văn phòng hiện tại, bạn có thể bắt đầu thiết kế không gian làm việc mới.

Trong quá trình này, bạn nên xem xét các yếu tố như luồng công việc, không gian lưu trữ, ánh sáng và thông gió. Mục tiêu là tạo ra một không gian làm việc thoải mái, tiện nghi và khuyến khích sự sáng tạo và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm.

3. Đảm bảo tính hợp lý trong việc bố trí ánh sáng và không gian làm việc

Ánh sáng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thị lực của nhân viên cũng như tâm trạng và hiệu suất làm việc của họ. Các vấn đề về việc thiết kế ánh sáng, bố trí ánh sáng trong văn phòng cần tuân thủ theo những tiêu chuẩn khoa học.

Việc tốt nhất là nên tận dụng tối đa nguồn ánh sáng tự nhiên, đây là nguồn sáng chất lượng, giúp tiết kiệm điện năng. Bên cạnh đó, việc tận dụng được ánh sáng tự nhiên cũng là một phần bạn bắt đầu kết hợp các yếu tố khác để cải tạo văn phòng làm việc với xu hướng văn phòng xanh.

Một không gian rộng rãi, được tổ chức và có ánh sáng tự nhiên sẽ giúp tăng cường sự tập trung và giảm căng thẳng cho nhân viên.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng văn phòng của bạn có hệ thống thông gió tốt để duy trì không khí trong lành và thoải mái cho nhân viên.

Các bước cải tạo văn phòng làm việc nhanh và hiệu quả

Để có được một văn phòng đẹp, phù hợp với ý tưởng của doanh nghiệp một cách nhanh và hiệu quả, bạn cần chú ý đến 5 bước sau đây:

1. Nghiên cứu tình hình, đánh giá hiện trạng

Bạn nên bắt đầu bằng việc đánh giá lại hiện trạng, tình hình để biết chắc chắn rằng, văn phòng của bạn đã đến lúc cần làm mới. Để làm được điều này, ngoài việc quan sát trực quan thì bạn cần trả lời các vấn đề sau:

• Những gì văn phòng làm việc của công ty bạn đã có và chưa có?
• Những điểm hạn chế của không gian làm việc, nội thất hiện tại?
• Đội ngũ của bạn có thực sự cần một không gian làm việc để họ nâng cao hiệu suất làm việc không?
• Việc đầu tư vào văn phòng, thương hiệu có phải là một phần trong chiến lược phát triển của công ty hay không?

Từ những câu trả lời cho các vấn đề này, bạn có thể tìm ra được phương án cải tạo văn phòng làm việc tối ưu và hiệu quả nhất, định vị, nâng cao hình ảnh thương hiệu, phù hợp với nhu cầu và nguyện vọng của bạn và đội ngũ, tối ưu chi phí cũng như lợi nhuận.

2. Quản lý dự án cải tạo văn phòng.

Cải tạo văn phòng là một quy trình phức tạp và yêu cầu quản lý kỹ lưỡng. Việc lập kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ và quản lý nguồn lực là rất quan trọng để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Hãy chắc chắn rằng bạn có một kế hoạch dự án rõ ràng và sử dụng các công cụ quản lý dự án để hỗ trợ quá trình này.

Hoặc nếu không, bạn có thể tìm kiếm 1 đơn vị thuê ngoài. Khi tìm kiếm và lựa chọn một công ty nội thất uy tín và chuyên nghiệp để bạn gửi gắm mong muốn thì bạn cần tìm hiểu thật kỹ.

Tìm hiểu các thông tin thông qua website, mạng xã hội, các ưu điểm, nhược điểm của họ, tham khảo các dự án thực đó họ đã thực hiện và điều quan trọng là công ty phải có một quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch cùng với dịch vụ bảo hành chất lượng.

Video giới thiệu VANTAYdecor

Tham khảo quy trình làm việc của VANTAYdecor  

3. Lựa chọn phương án thiết kế nội thất tối ưu nhất

Cho dù bạn tiến hành xây mới hay cải tạo văn phòng làm việc thì các công ty thiết kế và thi công nội thất cũng sẽ chuẩn bị bản vẽ mặt bằng, bản vẽ 3D. Bạn nên xem xét tất cả mọi thứ từ chi tiết đến tổng thể (bố trí nội thất, ánh sáng, màu sắc, báo giá các hạng mục…) để có được quyết định phù hợp.

Khi có các giải pháp được đề xuất cho bạn, nếu chưa thực sự hài lòng, bạn nên yêu cầu chỉnh sửa và phê duyệt bản thiết kế cuối cùng, trước khi đưa vào thi công cải tạo văn phòng hoàn thiện.

4. Thi công và lắp đặt nội thất

Thông thường, các công ty thiết kế và thi công nội thất sẽ có một bộ phận giám sát trong quá trình thi công cải tạo văn phòng làm việc.

Tuy nhiên, về phía bạn cũng nên cử một người chịu trách nhiệm, theo sát để kiểm tra, giám sát và đôn đốc, phối hợp với họ để đảm bảo công trình chất lượng, đúng tiến độ một cách tốt nhất.

5. Nghiệm thu sau khi hoàn thành

Đối với bước này, sự tỉ mỉ được đưa lên hàng đầu. Trong quá trình nghiệm thu, cần phải chắc chắn rằng văn phòng của bạn khi hoàn thành đúng với những cam kết ban đầu, có tính thẩm mỹ, chất lượng.

Nếu phát hiện sự sai lệch hoặc khác với hợp đồng thì cần yêu cầu bên thi công xử lý ngay.

Vì sao phải tỉ mỉ và chính xác?

Vì khi đã ký vào biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình mà lại phát sinh thêm vấn đề thì sẽ phát sinh thêm phí nếu như gặp phải đơn vị thi công kém chất lượng.

Chúng tôi tin rằng, với các bước cải tạo văn phòng làm việc nhanh và hiệu quả trên thì bạn sẽ có những thông tin tham khảo phù hợp để bắt đầu tìm hiểu và đổi mới không gian làm việc.

Việc cải tạo văn phòng làm việc là một quá trình quan trọng để nâng cao không gian làm việc của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các phương pháp hiệu quả và kỹ thuật quản lý dự án, bạn có thể tạo ra một không gian làm việc thoải mái, tiện nghi và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên.

Hãy bắt đầu từ việc đánh giá văn phòng hiện tại của bạn và từ đó thiết kế một không gian mới dựa trên các yếu tố như ánh sáng, thông gió, không gian lao động linh hoạt và công nghệ. Với một không gian làm việc mới và cải thiện, doanh nghiệp của bạn sẽ tiếp tục phát triển và thành công trong thị trường ngày nay.

VANTAYdecor sẵn sàng cùng bạn kiến tạo nên một văn phòng làm việc chất lượng, thẩm mỹ và định vị thương hiệu của công ty bạn. Chúng tôi tự tin vì có những cam kết và quy trình hướng tới khách hàng để có thể có được niềm tin yêu từ chính khách hàng.

Tham khảo những cam kết của VANTAYdecor

Nếu còn bất cứ lấn cần nào thì đừng ngần ngại nhé, VANTAYdecor vẫn ở đây và sẵn sàng giải đáp giúp mọi người.

—————————

𝗩𝗔𝗡𝗧𝗔𝗬 𝗗𝗲𝗰𝗼𝗿 – 𝗔 𝘄𝗲𝗹𝗹-𝗯𝗲𝗶𝗻𝗴 𝗹𝗶𝗳𝗲!

Địa chỉ: 10 Sông Thao, P.2, Q.Tân Bình, TP.HCM

Điện thoại: (028) 668 57 354

Hotline: 0708525171